誰でも分かるプロジェクト・マネージメント　「プロジェクトの開始前の具体例」

関　淑子、付加価値技術研究所代表、MBA
Project Management Specialist, カリフォルニア州建築総合請負業者

プロジェクト・マネージメント(PM)は、仕事のプロセスを計画し、管理・実行してプロジェクトを成功させることです。
PMのプロセスは、1.開始　→　2.計画　→　3.管理・実行　→　4.完了
の4段階に分かれますが、最も重要なのは最初の開始プロセスです。

1.　プロジェクトの開始前　－　具体例

田中一郎は経営学部の大学生ですが、PMを実際のビジネスに応用してみたいと思っています。一郎の祖父は畑中商店街で喫茶店を営業していますが、利益が出ないので閉店する予定です。商店街では8月21日の日曜日に夏祭りをしますが、祖父は一郎に店舗を無料で貸すから、何かやらないかと言いました。

先日、中国人留学生の杜君からご馳走になった中国のお茶とお菓子は、一郎も友人の佐藤さんもとてもおいしいと思いました。一郎は、中国風の喫茶店を夏祭りに出そう、アルバイトで貯めたお金5万円を資金にしようと決めて、1日だけの喫茶店の名前を「畑中茶館」にしました。

開始プロセスで決めることは7つあります：

（１） ビジョンと目的は何か

ビジョンは言い換えると夢とか願望です。もう少し目的は具体的に。一郎は「魅力的な畑中商店街を作ること」を自分の活動ビジョンにしました。夏祭りへの参加目的は「畑中茶館を畑中商店街の夏祭りで最も魅力な店にすること」です。

（２） 発注者側の責任者は誰か

一郎に夏祭りへの参加を勧めた祖父です。商店街の人々や関係官庁などから、一郎が夏祭りで「畑中茶館」を営業する許可を取らなければなりませんが、これは発注者である祖父にやってもらうことにしました。

（３） ステークホルダー（利害関係者）は誰か

ステークホルダー（利害関係者）は、実際に「畑中茶館」に関わらないが、「畑中茶館」により具体的な影響を受ける人々です。夏祭りに悪い影響があったら、商店街全体が困ります。特にお隣にある商店は、騒がしい友達が多数来るのではないか、悪臭や大きな騒音を出さないか、ゴミはきちんと片付けるだろうか？など、色々と心配するかも知れません。

（４） 範囲は何処までか

範囲はできるだけ明確にする必要があります。何をするのか、実現方法、達成する目標などを決めます。「畑中茶館」は中国のお茶とお菓子を提供する喫茶店です。場所は畑中商店街の中にある祖父の持つ元喫茶店、営業時間は夏祭りの1日の午前11時から午後4時まで、目標は小額でも利益を出して、ビジネスとしての可能性を実証すること。

（５） どんな資源が必要か

ビジネスをするには「ヒト・モノ・カネ」と言いますが、その他の重要な資源は時間、エネルギー、情報などがあります。一郎は杜君と佐藤さんに手伝ってもらうことにしました。店の設備は全て使えます。電気も水も問題はありません。予算は5万円だけです。インターネットや口コミで中国茶やお菓子の仕入先を調べたり、「畑中茶館」の宣伝をする予定です。

（６） どんなリスクがあるか

リスクをできるだけ具体的に考える必要があります。リスクが大きすぎれば、プロジェクトを始めるべきではありません。商店街から「畑中茶館」営業の許可がおりないかも知れません。当日は災害や病気のために、夏祭りが開催できないかも知れないし、開催できてもお客が非常に少なく、赤字になるかも知れません。お茶やお菓子の価格が高すぎるとか、注文を間違えられる可能性もあるし、杜君と佐藤さんや、一郎自身が急に病気になったり、事故で働けなかったりする可能性もあります。

（７） プロジェクト・チームに必要な人間は誰か

ビジネスの規模や形態により、必要な人間の能力、資格、人数が変わりますから、できるだけビジネスと業務内容を具体的に考える必要があります。また、必ず責任者であるプロジェクト・マネージャーを決めなければなりません。

喫茶店の場合は食品衛生責任者の資格が必要です。講習会に行けば取れる資格ですが、講習料が必要ですし、一郎、杜君、佐藤さんの3人とも喫茶店は未経験なので、資格を持っていて喫茶店経営専門家の祖父をメンバーに入れることにしました。

お茶やお菓子の仕入れ、宣伝、接客、販売などの他に、店舗の清掃と飾りつけ、食器洗い、ゴミの片付けなど、当日だけでなく、準備期間も必要です。

来月は、具体的な計画について考えましょう。

関 淑子さん　プロフィール

関　淑子 付加価値技術研究所代表、MBA Project Management Specialist 事業継続初級管理者 カリフォルニア州建築総合請負業者