誰でも分かるプロジェクト・マネージメント「プロジェクト・スケジュール」

関　淑子、付加価値技術研究所代表、MBA
Project Management Specialist, カリフォルニア州建築総合請負業者

2. プロジェクトを実行する

　「スケジュール管理」は”シミュレーションにより様々な状況を考え、変更に柔軟に対処できる”ことが「段取り」と大きく違う点です。

3.1 スケジュール管理ソフトGanttProject

　このソフトは無料で、Gantt とPERTチャートを同時に作成でき、動きが軽く、使い方も簡単。データはMS Projectで読めます。オープン・ベースなのでLinuxのように発展する可能性も高く、中国では広く使われているようですが、日本語や英語のマニュアルはないので簡単な使い方を書きます。

3.1.1　ダウンロードとインストール

　GanttProjectサイト　http://www.ganttproject.biz/ は英語ですが「言語を選択」から日本語を選び、指示通りにダウンロードし、インストールしてください。

3.1.2　使い方

　図はGanttProjectで作成したGanttチャートです。GanttProjectを起動します。最初は「ガント」形式で、右側はカレンダー、左側は「名前」「開始日」「終了日」の空欄が並んでいます。「プロジェクト(P)」→「新しいプロジェクトの生成」。「名前」「所属」「ウェブリンク」「説明」と4つ欄があり、「名前」に「畑中茶館」と書いて「次へ」。「プロジェクトの範囲を設定」→「役割を選択」→「デフォルト」→「次へ」。「週末と祝日の設定」→「公休日カレンダーを選択」→「Japan」。「週末を選択」では定休日を選びます。今回は「月」を定休日とし、「OK」。

1) タスクの記入
　前回の「プロジェクトを計画する(2)」2.8.2タスク・ストラクチャー・マトリックス(TSM)に従って記入します。「タスク(T)」→「新規タスク」→「名前」の欄に「新規タスク0」が現れますが「茶葉を準備する」と記入。同じやり方で全タスクを記入。

2) タスクの期間を決める
　タスク「菓子を準備する」にコーサーを置き、 の「タスク(T)」→「タスクのプロパティ(P)」→「全般」。「期間（日）」はTSMでは「1週間」ですが、週に1日の定休日を決めたので 「6」を入れます。他のタスクもTSMに従って期間を入れてください。TSMには準備だけで、営業当日のタスクがありませんでした。スケジュール表を作成すると、今まで忘れていた様々なタスクが見えてきますから、スケジュールは早めに作成する必要がありますよ。

3) タスクの期間を調整する
　カレンダーは過去や未来に動かせます。淡い青の矢印が4つあるアイコンの両側に2つの紺色の矢印があります。左側をクリックすると日付がさかのぼり、右側の青い矢印をクリックすると未来へ動きます。
　カレンダーを8月にして、最初のタスク「菓子を準備する」にコーサーを置き、 「タスク(T)」→「タスクのプロパティ(P)」。営業日は8月21日なので、余裕を入れて「開始日」欄の右側カレンダーを8月12日、「終了日」を19日にします。同様に全タスクの期間を調整します。

4)　タスクの担当者を決める
メンバーは一郎、杜君、佐藤さん、祖父の4人です。「担当者(R)」→「新規の担当者(N)」→「担当者($R)」→「全般」で「名前」「電話番号」「メール」「役割」を記入。「役割」で設定されているのはプロジェクト・マネジャーだけで他の役割は新しく記入する必要がありますが、英語し受付ません。「編集(E)」→「設定」→「担当者の役割」。
　左側画面を「ガント」に直し、「茶葉を準備する」→「タスク(T)」→「担当者(R)」→「担当者名」→「杜君」。杜君は同時に茶葉、菓子、茶器の準備をするので、「時間」を30%に、「責任者」に印をつけ、「役割」は設定したChinese Tea Coordinatorを選び、「OK」。全タスクの担当者、時間の配分、責任者、役割を決定。左側画面を「担当者(R)」にすると名前と役割が並び、右には各人の負荷が示されています。タスクの時間設定を動かして適切な負荷にしてください。

5）　タスク同士を関連づける
　同時並行で行うことができないタスクがあります。例えば「営業する」は事前に営業許可など様々な準備が必要です。「営業する」→「タスク(T)」→「タスクのプロパティ(P)」→「先行タスク」→「タスク名」→「タイプ」→「終了-　開始」。「タスクの依存性」は「絶対」。「先行タスク」があるタスクは同じように関連づけます。
　　タスク同士の関連を見るにはPERTチャートが適しています。「表示(V)」→「PERT図」。PERT図の縮小拡大はできませんが、「プロジェクト(P)」で「エクスポート(E)」でpngファイルにすると、Windowsフォト・ビューワーで表示でき、「ペイント」などで加工できます。

　図は「畑中茶館」PERTチャートです。個々のタスクをもっと細かく分析することもできますが、その場合にはサブプロジェクトとして別に作成したほうが簡単です。GanttProjectは簡単なので、自分で様々に設定を変えて試してください。現在は時間単位では設定できませんが、工夫次第では時間単位のプロジェクトにも使えます。

関 淑子さん　プロフィール

関　淑子 付加価値技術研究所代表、MBA Project Management Specialist 事業継続初級管理者 カリフォルニア州建築総合請負業者